SISTEM INFORMASI DARI SUDUT PANDANG AKUNTAN (CHAPTER 1)

SISTEM INFORMASI DARI SUDUT PANDANG AKUNTAN

Studi mengenai sia akan dimulai dengan mengenali informasi sebagai sumber daya bisnis. Sama dengan sumber daya lainnya ( bahan baku, modal, dan tenaga kerja) informasi sangat penting bagi perusahaan modern untuk bertahan hidup.

Perusahaan dibagi menjadi tiga lapis :

1.  Manajemen operasional : secara langsung bertanggung jawab atas pengendalian operasional harian.

2.    Manajemen menengah : bertanggung jawab atas aktivitas perencanaan dan koordianasi jangka pendek yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan perusahaan.

3.    Manajemen puncak bertanggung jawab atas perencanaan jangka waktu yang lebih panjang dan menerapkan berbagai tujuan perusahaan.

Tiap orang dalam perusahaan, mulai dari operasional perusahaan hingga manajemen puncak, membutuhkan informasi untuk menyelesaikan  pekerjaannya.

Arus informasi mengalir dua arah dalam perusahaan :

1.    Arus horizontal mendukung berbagai pekerjaan tingkat operasional dengan informasi sangat terperinci mengenai berbagai transaksi bisnis yang memngaruhi perusahaan.

2.    Arus vertical mendistribusikan informasi ringkas mengenai berbagai aktivitas operasional dan lainnya ke para menajer di semua tingkat.

Sistem informasi adalah serangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan ke para pengguna. Sistem informasi menerima input, yang disebut transaksi yang akan dikonversikan melalui berbagai proses menjadi informasi output. Transaksi adalah kegiatan yang memengaruhi atau merupakan kepentingan dari prusahaan serta diproses oleh sistem informasinya sebagai unit pekerjaan. Transaksi di bagi menjadi dua yaitu :

1.      Transaksi keuangan adalah kegiatan ekonomi yang memengaruhi aktiva dan ekuitas perusahaan, dan yang dicerminkan dalam berbagai akun, serta diukur dalam berbagai ukuran keuangan.

2.       Transaksi non keuangan meliputi semua kegiatan yang diproses oleh perusahaan melalui sistem informasi tetapi yang tidak memenuhi definisi khusus dari transaksi keuangan.

Sistem Informasi Akuntansi

SIA memroses berbagai transaksi keuangan dan transaksi non keuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi,. Berikut subsistem SIA :

1.      Sistem pemrosesan transaksi yang mendukung operasi bisnis harian melalui berbagai dokumen serta pesan untuk para pengguna di seluruh perusahaan

2.      Sistem buku besar / pelaporan keuangan, yang menghasilkan laporan keuangan.

3.      Sistem pelaporan manajaemen, yang menyediakan pihak manajamen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan.

Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen memproses berbagai transaksi non keuangan yag biasanya tidak diproses oleh SIA.

Subsistem SIA

1.     Sistem Pemrosesan Transaksi (TPS) : Mendukung operasi bisnis sehari-hari seperti mencatat berbagai transaksi keuangan ke dalam transaksi akuntansi.

2.      Sistem Buku Besar/Pelaporan Keuangan (GLS/FRS) : Menghasilkan laporan- laporan keuangan.

3.   Sistem Pelaporan Manajemen (MRS) : Memberikan informasi keuangan internal yang dibutuhkan untuk mengelola bisnis.

Model Umum SIA

1.      Pengguna Akhir

-          Pengguna eksternal : kreditor, pemegang saham, calon investor, pemerintah

-          Pengguna Internal   : pihak manajemen di tiap tingkat dalam perusahaan

Pengguna akhir telah menerima data serta infomasi dari pihak yang telah memprosesnya. Dalam berbagai kasus, informasi merupakan data bagi orang lain. Jadi, informasi bukan hanya serangkaian fakta yang diproses, namun sesuatu memungkinkan penggunannya dalam mengambil tindakan.

2.      Sumber Data

Merupakan transaksi keuangan yang masuk ke dalam sistem informasi baik dari sumber internal maupun eksternal.

-    Transaksi keuangan eksternal : pertukaran ekonomi dengan entitas bisnis di luar perusahaan

-    Transaksi keuangan Internal : pertukaran atau perpindahan sumber daya dalam perushaan

3.      Pengumpulan Data

Untuk memastikan data yang masuk ke dalam sistem valid, lengkap dan bebas dari kesalahan. Untuk itu maka sistem informasi harus hanya menangkap data yang relevan.

4.      Pemrosesan Data

Setelah terkumpul, data membutuhkan pemrosesan agar dapat menghasilkan informasi. Tahap pemrosesan data seperti mengklasifikasikan, menyortir, menghitung, meringkas serta membandingkan.

5.      Manajemen Basis Data

Basis data merupakan  tempat penyimpanan fisik data keuangan dan non keuangan. Basis data dapat disajikan dalam berbagai tingkatan yaitu atribut, record dan file. Manajemen basis data melibatkan 3 pekerjaan, yaitu penyimpanan, penarikan dan penghapusan.

6.      Pembuatan Informasi

Proses menyusun, mengatur, memformat, dan menyajikan informasi ke para pengguna. Karakteristik informasi yang berguna adalah relevan , tepat waktu, akurasi, kelengkapan, ringkas

7.      Umpan Balik

Suatu output yang dikirim lagi ke sistem sebagai suatu data.

Tujuan Sistem Informasi

1.      Mendukung fungsi penyediaan pihak manajemen

2.      Mendukung pengambilan keputusan pihak manajemen

3.      Mendukung operasional harian perusahaan

STRUKTUR ORGANISASI

Segmen Bisnis

Cara untuk mengatur segmentasi perusahaan, ada 3 pendekatan :

1.      Lokasi Geografis

Dengan cara memiliki operasi yang tersebar ke seluruh negaradi dunia.

2.      Lini Produk

Dengan cara menciptakan berbagai divisi yang terpisah dari untuk tiap produk.

3.      Fungsi bisnis

Dengan cara membagi perusahaan ke dalam berbagai area tanggung jawab khusus berdasarkan aliran sumber daya utama di sepanjang peusahaan.

Segmen fungional

Segmen berdasarkan fungsi bisnis adalah metode paling umum. Misalnya pada perusahaan manufaktur, pada sumber daya bahan baku terdapat fungsi bisnis manajemen persediaan, pemasaran dan distribusi.

1.      Manajemen bahan baku

Merencanakan dan mengendalikan persediaan bahan baku persuhaan

2.      Produksi

Aktivitas produksi terjadi dalam siklus konversi dimana bahan baku mentah, tenaga kerja dan aktivitas pabrik digunakan untuk membuat produk jadi.

3.      Pemasaran

Berhubungan dengan berbagai masalah strategi promosi, periklanan, dan riset pasar produk.

4.      Distribusi

Aktivitas membuat produk sampai ketangan konsumen setelah adanya penjualan.

5.      Personalia

Untuk mengelola secara efektif sumber daya dengan adanya karyawan yang handal.

6.      Keuangan

Mencatat arus kas harian yang masuk dan keluar dari perusahaan.

Fungsi akuntansi

Menangkap dan mencatat berbagai pengaruh keuangan dari berbagai transaksi serta mendistribusikan informasi transaksi ke operasional untuk mengkoordinasikan tugas mereka.

1.      Nilai informasi

Nilai informasi bagi pengguna ditentukan berdasarkan keandalannya.

2.      Independensi akuntansi

Keandalan akuntansi bergantung pada independen akuntansi. Pembuatan informasi harus diberikan oleh sumber independen untuk memastikan integritas.

Fungsi layanan komputer

Ada 2 pendekatan:

1.      Pemrosesan Data Terpusat

Komputer melayani berbagai aktivitas yang dikelola sebagai sumber daya bersama perusahaan.

-          Administrasi Basis Data

Perusahaan memelihara sumber daya datanya dalam lokasi terpusat.

-          Pemrosesan data

Kelompok pemrosesan data mengelola sumber daya computer yang digunakan untukmelakukan pemrosesan rutin transakasi dan terdiri atas berbagai fungsi organisasional berikut :

-          Pengendalian data

Pengendali data bertanggung jawab untuk menerima berbagai kumpulan dokumen transaksi untuk diproses dari pengguna akhir, dan kemudian mendistribusikan output computer kembali ke para pengguna.

-          konversi data

fungsi ini untuk menyalin data transaksi dari bentuk dokumen kertas ke dalam media magnetis atau disket yang sesuai untuk diproses oleh computer.

-          Perpusatakaan data

adalah ruang yang bersebelahan dengan pusat komputer dan menyediakan tempat penyimpanan yang aman bagi file data yang tidak aktif, seperti pita magnetic dan removable disk.

2.      Pemrosesan Data Terdistribusi (distributed data processing)

Topik mengenai DDP membahas seperti komputasi pengguna akhir, perangkat lunak komersial, jaringan dan otomatisasi kantor. DDP melibatkan pengaturan ulang fungsi layanan computer menjadi unit pemrosesan  informasi (Information Processing Unit-IPU) kecil yang didistribusikan ke para pengguna akhir dan ditempatkan dibawah kendali mereka.

Kelemahan DDP

Kelemahan ddp juga dapat digambarkan sebagai keuntungan dari pendekatan terpusat. Hilangnya kendali adalah salah satu dari kelemahan yang paling serius dalam DDP.

Keuntungan DDP

Pengurangan Biaya, peningkatan tanggung jawab pengendalian biaya, peningkatan kepuasan pengguna dan dukungan

EVOLUSI MODEL SISTEM INFORMASI

1.      MODEL PROSES MANUAL

Model proses manual adalah bentuk system akuntansi yang paling tua dan tradisional. System manual terdiri dari berbagai kegiatan, sumber daya, dan personel fisik yang merupakan ciri banyak proses bisnis ini meliputi berbagai pekerjaan seperti pencatatan pesanan, penggudangan bahan baku, produksi baranguntuk dijual, pengiriman barang ke pelanggan, serta penempatan pesanan ke pemasok. Akan tetapi, pendekatan ini hanyalah alat bantu pelatihan.

2.      MODEL FILE DATAR

Model file datar menjelaskan sebuah lingkungan dengan file data yang tidak saling berhubungan dengan data file lainnnya. Para pengguna akhir dalam lingkungan ini memiliki sendiri file datanyasebagai ganti berbagi dengan para pengguna lainnya. Jadi, pemrosesan data dilakukakn oleh aplikasi yang berdiri sendiri dan bukan melalui system terintregasi. Masalah lainnya dalam pendekatan file datar adalah dependensi pekerjaan data

3.      MODEL BASIS DATA

Perusahaan dapat mengatasi berbagai masalah yang berkaitan dengan file datar dengan mengimplementasikan model basis data untuk manajemen data. Jika data perusahaan berada dalam lokasi terpusat, semua pengguna memiliki akses kedata yang dibutuhkan utnuk mencapai tujuan masing – masing. Akses ke sumber daya data dikendalikan melalui system manajemen basis data. Program dari penggguna akan mengirim permintaan data ke DBMS, yang akan memvalidasi serta mengotorisasi akses ke basis data berdasarkan tingkat otoritas pengguna, jika pengguna meminta data yang  tidak sesuai dengan hak aksesnya, permintaan itu akan ditolak. Jelas bahwa prosedur perusahaan untuk memberikan otoritas ke para pengguna adalah masalah pengendalian yang penting untuk dipertimbangkaan oleh auditor.

4.      MODEL REA

REA adalah kerangka kerja akuntansi untuk pemodelan Resources (sumber daya), Events (kegiatan), dan Agents (pelaku) perusahaan yang sangat penting, dan hubungan di antaranya.

5.      SISTEM ERP (Enterprise Resource Planning Systems)

Perencanaan sumber daya perusahaan adalah model sistem informasi yang memungkinkan perusahaan mengotomatiskan berbagai proses bisnis utamanya. Perusahaan yang berharap dapat mengimplementasikan ERP dengan baik harus memodifikasi proses bisnisnya agar sesuai dengan ERP, memodifikasi ERP agar sesuai dengan proses bisnisnya, atau ,biasanya memodifikasi keduanya. Pihak manajemen harus sangat berhati hati dalam menentukan ERP mana jika ada yang terbaik untuk perusahaan.

Peran Akuntan

Hubungan akuntan dengan sistem informasi

1.      Akuntan sebagai pengguna

Dalam kebanyakan perusahaan, fungsi akuntansi adalah pengguna layanan komputer yang terbanyak. Sebagai pengguna akhir, para akuntan harus menyediakan gambar yang jelas mengenai berbagai kebutuhan mereka pada para ahli yang mendesain sistem mereka. Mereka harus menspesifikasikan berbagai teknik akuntansi yang digunakan, kebutuhan pengendalian internal, serta berbagai aturan keputusan tertentu. Partisipasi akuntan dalam peran ini haruslah aktif.

2.      Akuntan sebagai desainer

Tanggung jawab desain sistem dibagi antara akuntan dengan ahli komputer sebagai berikut: fungsi akuntansi bertanggung jawab atas sistem konseptual dan fungsi komputer bertanggung jawab atas sistem fisiknya. Sistem konseptual mencakup penetapan kriteria untuk mengidentifikasi pelanggan menunggak dan informasi yang perlu dilaporkan.

3.      Akuntan sebagai auditor sistem

Audit dilakukan oleh auditor internal dan eksternal. Berbagai pekerjaan yang dilakukan oleh auditor eksternal dan internal hampir sama. Fitur yang paling membedakan adalah konstituenya. Auditor eksternal memiliki pihak ketiga dari luar dan biasanya tanggung jawab auditor hanya sebatas pada fungsi pembuktian,dimana pada tahun-tahun belakangan ini peran tersebut diperluas melalui konsep kepastian yang lebih luas. Sementara auditor internal mewakili kepentingan pihak manajemen. Salah satu bentuk audit yang dilakukan oleh auditor internal dan eksternal adalah audit teknologi informasi (TI).