GLOBAL E-BUSINESS AND COLLABORATION

2.1      PROSES BISNIS DAN SISTEM INFORMASI

SIM memungkinkan perusahaan perusahaan untuk mengelola semua informasi yg didapatkan, membuat keputusan yang lebih baik, dan memperbaiki proses bisnis mereka agar perusahaan dapat berlangsung.

Proses Bisnis

Proses bisnis adalah sekumpulan kegiatan yang dibutuhkan untuk memproduksi sebuah 

produk ataupun layanan(jasa). 

Hal-hal yang menunjang adanya proses bisnis diantaranya :

-    Arus material

-  Informasi dan pengetahuan para peserta dalam proses bisnis 

-    Cara unik organisasi dalam mengkoordinasikan pekerjaan, informasi, dan pengetahuan.

Bidang kegunaan	Proses bisnis
Manufaktur dan produksi	Perakitan produk
	Memeriksa kualitas
	Memproduksi tagihan bahan
Penjualan dan pemasaran	Mengidentifikasi pelanggan
	Membuat pelanggan sadar akan produk
	Menjual produk
Keuangan dan akuntansi	Membayar kreditor
	Menciptakan laporan keuangan
	Mengelola rekening kas
Sumber daya manusia	Mempekerjakan karyawan
	Mengevaluasi kinerja karyawan
	Mendaftar karyawan dalam rencana tunjangan

Bagaimana teknologi informasi meningkatkan proses bisnis

               Dengan adanya sistem informasi, banyak langkah dalam proses bisnis yang 

sebelumnya dilakukan secara manual dapat dilakukan dengan otomatis, seperti 

memeriksa kredit klien, atau membuat faktur serta pengiriman pesanan.

Dengan menganalisa proses bisnis, anda bisa mencapai pemahaman yang sangat jelas 

tentang bagaimana sebuah bisnis benar-benar bekerja, apalagi dengan melakukan analisis 

proses bisnis, anda juga akan mulai mengerti bagaimana mengubah bisnis dengan 

memperbaiki kinerja proses membuatnya lebih efisien atau efektif. 

2.2 TIPE-TIPE SISTEM INFORMASI

·         SISTEM UNTUK KELOMPOK MANAJER BERBEDA

o   Sistem Pengolahan Transaksi

Adalah sistem yang menjadi pintu utama dalam pengumpulan dan pengolahan data pada suatu organisasi. Sistem yang berinteraksi langsung dengan sumber data (misalnya pelanggan) adalah sistem pengolahan transaksi, dimana data transaksi sehari-hari yang mendukungo perasional organisasi dilakukan. Tugas utama TPS adalah mengumpulkan danmempersiapkan data untuk keperluan sistem informasi yang lain dalam organisasi,misalnya untuk kebutuhan sistem informasi manajemen, atau kebutuhan sistem informasi eksekutif.

o   Sistem Intelijen Bisnis untuk Pendukung Keputusan

Intelijen bisnis adalah istilah kontemporer untuk data dan perangkat lunak untuk mengatur, menganalisis, dan memberikan akses ke data untuk membantu manajer dan pengguna perusahaan lainnya membuat keputusan yang lebih. ESS dirancang untuk menggabungkan data tentang peristiwa eksternal, seperti pajak baru hukum atau pesaing, tetapi mereka juga menarik informasi dirangkum dari intern MIS dan DSS. Mereka menyaring, kompres, dan melacak data penting, menampilkan data yang pentingnya terbesar untuk manajer senior.

·         SISTEM UNTUK MEMBUAT PERUSAHAAN SALING TERHUBUNG

Setelah meninjau ulang berbagai macam system yang telah dijelaskan, memungkinkan menimbulkan pertanyaan bagaimana sebuah bisnis dapat mengelola semua informasi yang dihasilkan dari sistem yang berbeda, atau mengenai berapa biaya yang dikeluarkan untuk memelihara berbagai macam system tersebut serta mungkin mengenai bagaimana system yang berbeda dapat saling berbagi informasi dan bagaimana manager dan bawahannya dapat mengkoordinasikan pekerjaan mereka. Semua ini adalah pertanyaan penting bagi bisnis saat ini.

APLIKASI PERUSAHAAN

Penerapan aplikasi perusahaan, merupakan sistem yang menjangkau seluruh bidang fungsional dan tingkat manajemen serta berfokus pada pelaksanaan proses bisnis yang terjadi di seluruh perusahaan. Ada empat aplikasi perusahaan besar:

1.      Sistem Perusahaan, digunakan untuk merencanakan sumber daya perusahaan seperti untuk mengintegrasikan proses bisnis pada area maufaktur dan produksi, keuangan dan akuntansi, penjualan dan pemasaran, serta sumber daya manusia ke dalam ke dalam sebuah system perangkat lunak.

2.      Sistem Manajemen Rantai Persediaan, digunakan untuk membantu mengelola hubungannya dengan pemasok. Tujuannya adalah menghasilkan produk dari sumber daya yang dimiliki dalam jumlah yang tepat, sesuai dengan konsumsi pelanggan dengan biaya serendah mungkin dan waktu secepat mungkin.

3.      Sistem Managemen Hubungan Pelanggan, menyediakan informasi untuk mengkoordinasikan semua proses bisnis yang berhubungan dengan pelanggan di bidang penjualan, pemasaran, dan pelayanan untuk mengoptimalkan pendapatan, kepuasan pelanggan, serta mempertahankan pelanggan.

4.      Sistem Manajemen Pengetahuan, digunakan untuk mempermudah perusahaan untuk menerima dan mengaplikasikan pengetahuan dan keahlian secara lebih baik.

E-BUSINESS, E-COMMERCE, DAN E-GOVERNMENT

E-business, mengacu pada penggunaan teknologi digital dan internet untuk menjalankan proses bisnis utama di perusahaan. Hal ini juga mencakup perdagangan elektronik, atau e-commerce. E-commerce adalah bagian dari e-bisnis yang berhubungan dengan kegiatan jual beli barang dan jasa melalui internet.  E-government mengacu pada penggunaan teknologi aplikasi jaringan dan internet untuk memungkinkan pemerintah berhubungan dengan masyarakat, organisasi bisnis, sector swasta dan instansi pemerintah secara digital.

2.3 SISTEM UNTUK KOLABORASI DAN TEAMWORK

Bisnis membutuhkan sistem khusus untuk mendukung kolaborasi dan teamwork.

APA YANG DIMAKSUD DENGAN KOLABORASI?

Kolaborasi adalah bekerja sama dengan orang lain untuk mencapai tujuan bersama yang jelas. Kolaborasi berfokus pada penyelesaian tugas atau misi dan biasanya terjadi dalam bisnis, atau organisasi lainnya, dan antara perusahaan.

Kolaborasi dan team work lebih penting saat ini disebabkan berbagai alasan:

-          Mengubah sifat pekerjaan

-          Pertumbuhan bidang pekerjaan profesional

-          Mengubah struktur organisasi perusahaan

-          Mengubah ruang lingkup perusahaan

-          Menitikberatkan pada inovasi

-          Mengubah budaya kerja dan bisnis

MANFAAT BISNIS DARI KOLABORASI DAN BISNIS JEJARING SOSIAL

Survei terkini mengenai para pengola bisnis dan sistem informasi secara global menemukan bahwa investasi di bidang teknologi kolaborasi mendatangkan peningkatan kinerja organisasi yang memberikan tingkat pengembalian empat kali lipat dari nilai investasi yang dikeluarkan, dengan manfaat terbesar dirasakan oleh penjualan, pemasaran, serta fungsi penelitian dan pengembangan (Frost dan White, 2009)

Studi lain mengenai nilai dari kolaborasi juga menemukan bahwa seluruh manfaat ekonomis dari kolaborasi begitu signifikan: Dari setiap kata yang dibaca oleh karyawan dari surel yang dikirimkan oleh orang lain, diperoleh tambahan penghasilan sebesar $70 (Aral, Brynjolfsson, dan Van Alstyne, 2007). Perusahaan jasa konsultasi McKinsey & Company memperkirakan bahwa penggunaan teknologi jejaring sosial antar perusahaan berpotensi meningkatkan produktivitas karyawan hingga 20% sampai 25% (McKinsey, 2012).

MEMBANGUN BUDAYA DAN PROSES BISNIS YANG KOLABORATIF

Budaya bisnis dan proses bisnis yang kolaboratif sangat berbeda dengan organisasi yang bersifat “memerintah dan mengendalikan”. Manajer senior bertanggung jawab mencapai hasil, namun bergantung pada kelompok karyawan dalam menerapkan dan mencapai hasil tersebut. Kebijakan, produk, perancangan, proses dan sistem-sistem berhubungan erat dengan kelompok-kelompok pada tiap tingkatan dalam organisasi dalam merancang, menciptakan, dan membangun. Anggota tim diberi penghargaan atas kinerja mereka. Fungsi dari manajemen tingkat menengah adalah untuk membentuk tim, mengoordinasikan perkerjaan mereka, dan mengawasi kinerja mereka. Budaya bisnis dan proses bisnis dalam organisasi bisnis lebih bersifat sosial. Dalam sebuah budaya yang kolaboratif, manajemen senior membangun kolaborasi dan tim kerja sebagai bagian penting dalam organisasi dan biasanya ia juga menerapkan budaya kolaborasi antar pejabat senior di dalam organisasi bisnis tersebut.

PERANGKAT DAN TEKNOLOGI UNTUK KOLABORASI DAN BISNIS JEJARING SOSIAL

Beberapa perangkat tersebut tersedia gratis secara online, dan cocok untuk perusahaan kecil, perangkat-perangkat itu adalah:

1.      Surel dan Pesan Instan (Instan Messaging-IM)

2.      Wiki

3.      Virtual Worlds

Platfrom Kolaborasi dan Bisnis Jejaring Sosial

Platform paling banyak digunakan adalah konferensi audio berbasis/menggunakan internet (internet-based audio conferencing) dan sistem videoconferencing (pertemuan tatap muka lewat video secara online.

1.     Virtual Meeting System (Sistem Pertemuan Virtual)

2.      Google Apps/Google Sites dan Cloud Collaboration Services

3.      Microsoft Share Point

4.      Lotus Notes

Daftar Periksa bagi Manajer:Mengevaluasi dan Memilih Perangkat Kolaborasi dan Jejaring Sosial

Langkah-langkah untuk melakukan investasi pada aplikasi kolaborasi yang tepat dengan harga terjangkau dan tingkat resiko dapat ditoleransi:

1.      Tempatkan perusahaan anda pada matrik ruang/waktu

2.      Buatlah daftar produk yang disediakan oleh vendor

3.      Analisis setiap produk dari segi biaya dan manfaat yang diterima perusahaan anda

4.      Identifikasi resiko keamanan dan kelemahan setiap produk

5.      Mintalah bantuan pada pengguna yang memahami untuk mengidentifikasi masalah implementasi dan pelatihan

6.      Tentukan pilihan anda dari perangkat kolaborasi dan jejaring sosial yang terdaftar, dan undanglah vendor/penyedia aplikasi tersebut untuk melakukan presentasi

2.4 FUNGSI SISTEM INFORMASI PADA BISNIS

Bisnis memerlukan sistem informasi untuk beroperasi saat ini dan mereka menggunakan berbagai jenis sistem. Pengguna akhir ini mengelola sistem mereka dari sudut pandang bisnis, namun mengelola teknologinya memerlukan fungsi sistem informasi khusus. Dari semua tetapi perusahaan terkecil, departemen sistem informasi adalah unit organisasi formal yang bertanggung jawab atas layanan teknologi informasi. Bagian sistem informasi bertanggung jawab untuk memelihara perangkat keras, perangkat lunak, penyimpanan data, dan jaringan yang terdiri dari infrastruktur TI perusahaan.

SISTEM INFORMASI DEPARTEMEN

Bagian sistem informasi terdiri ahli dari, seperti programmer, analis sistem, pemimpin proyek, dan manajer sistem informasi. Pemrogram adalah spesialis teknis terlatih yang menulis perangkat lunak Instruksi untuk komputer. Analis sistem merupakan penghubung utama antara kelompok sistem informasi dan bagian organisasi lainnya. Pekerjaan analis sistem ini untuk menerjemahkan masalah dan persyaratan bisnis ke dalam persyaratan dan sistem informasi. Manajer sistem informasi adalah Pemimpin tim pemrogram dan analis, manajer proyek, fasilitas fisik manajer, manajer telekomunikasi, atau ahli database. Mereka juga manajer operasi komputer dan staf entri data. Selain itu, spesialis eksternal, seperti vendor dan produsen perangkat keras, perusahaan perangkat lunak, dan konsultan, sering berpartisipasi dalam operasi sehari-hari dan perencanaan sistem informasi jangka panjang.

Banyak perusahaan yang departemen sistem informasi dipimpin oleh Kepala petugas informasi (CIO). CIO adalah manajer senior yang mengawasi penggunaan teknologi informasi di perusahaan. Saat ini CIO diharapkan memiliki latar belakang bisnis yang kuat serta keahlian sistem informasi dan memainkan peran untuk kepemimpinan dalam mengintegrasikan teknologi ke dalam strategi bisnis perusahaan. Petugas keamanan utama (CSO) bertanggung jawab atas keamanan sistem informasi bagi perusahaan dan bertanggung jawab untuk menegakkan kebijakan keamanan informasi perusahaan. Keamanan sistem informasi dan membutuhkan melindungi untuk data pribadi menjadi sangat penting  sehingga perusahaan yang mengumpulkan sejumlah besar data pribadi telah menetapkan posisi untuk chief privacy officer (CPO). CPO bertanggung jawab untuk memastikan bahwa perusahaan mematuhi undang-undang privasi data yang ada.

MENGGUNAKAN SISTEM INFORMASI FUNGSI

Ada banyak jenis perusahaan bisnis, dan ada banyak cara di mana fungsi TI diatur dalam perusahaan. Sebuah perusahaan yang sangat kecil tidak akan memiliki kelompok sistem informasi formal. Karena memiliki satu karyawan yang bertanggung jawab untuk menjaga jaringan dan aplikasi yang berjalan, atau mungkin menggunakan konsultan untuk layanan ini. Perusahaan besar akan memiliki departemen sistem informasi yang terpisah, yang dapat diselenggarakan bersama beberapa baris yang berbeda, tergantung pada sifat dan kepentingan perusahaan.

Tata kelola TI mencakup strategi dan kebijakan untuk menggunakan teknologi informasi dalam sebuah organisasi. Ini menentukan hak keputusan dan kerangka kerja akuntabilitas untuk memastikan bahwa penggunaan teknologi informasi mendukung strategi dan tujuan organisasi. 

2.5 HANDS-ON MIS PROJECTS

Meningkatkan Pengambilan Keputusan: Menggunakan Spreadsheet untuk Memilih Pemasok

Banyak pesaing yang mencoba untuk menawarkan harga yang lebih rendah dan layanan yang lebih baik kepada pelanggan, dan Anda mencoba untuk menentukan apakah anda bisa mendapatkan keuntungan dari manajemen rantai pasokan yang lebih baik. Di myMISlab, anda akan menemukan file spreadsheet yang berisi daftar semua item yang dipesan oleh perusahaan anda dari pemasoknya selama tiga bulan terakhir. dalam file spreadsheet termasuk nama vendor, nomor identifikasi penjual, nomor pesanan pembeli, nomor identifikasi item dan deskripsi item (untuk setiap item yang dipesan dari vendor), biaya per item, jumlah unit barang yang dipesan (kuantitas), jumlah Biaya setiap pesanan, persyaratan hutang vendor, tanggal pemesanan, dan tanggal kedatangan aktual untuk setiap pesanan. Beberapa kriteria untuk mempertimbangkan untuk mengidentifikasi pemasok pilihan termasuk pemasok  track record untuk pengiriman tepat waktu, pemasok yang menawarkan rekening terbaik dari segi hutang, dan pemasok menawarkan harga yang lebih rendah ketika item yang sama dapat disediakan oleh beberapa pemasok. Gunakan perangkat lunak spreadsheet anda untuk mempersiapkan laporan untuk mendukung rekomendasi anda.

  

 Dirangkum dari:

Kenneth C. Laudon & Jane P. Laudon. 2012. Management Information System (managing the digital firm) Twelfth Edition, Global Edition. Pearson Education Limited. England